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技术前沿丨以企业标准体系驱动业务水平持续提升
May 16 ,2020

根据《企业标准化》书籍定义,企业标准体系指企业执行的标准按其内在联系形成的科学有机整体。但这样的定义,对非从业人员而言较难理解。本文将通过介绍标准体系的结构及其存在意义之间的联系,帮助公司员工了解企业标准体系相关概念及方法。

 

一、企业标准体系结构图

2017年最新的企业标准化工作系列国家标准发布实施后,形成了“1+3+1”系列标准格局,即《企业标准化工作指南》《企业标准体系要求》《企业标准体系产品实现》《企业标准体系基础保障》《企业标准体系评价与改进》,为企业标准体系的构建提供了思路。

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企业应全面分析相关方需求与期望,结合当前标准化现状,基于公司发展战略制定标准化的规划、方针与目标,在法律法规及相关标准(如国家标准)的指导下,制定企业标准文件。企业标准文件可分为三类,有产品实现标准体系、基础保障标准体系和岗位标准体系。

 

企业标准化工作系列国家标准,相较旧版本主要变化有以下三方面内容:

 

从标准内容上,从规定向建议转变,提供了标准体系构建思路和实现路径,更加关注企业标准化工作的核心任务和基本功能。企业标准化工作应该服务于企业发展,是能够符合企业特点、满足企业标准化需求即可。

 

从表现形式上,从研究到方法应用转变,突出了实用特点。体系结构是以满足企业经营管理需求为导向构建的,不单纯局限原有结构。

 

结合公司特点,五洲管理标准化中心制定“技术标准、管理标准和工作标准”三个子标准体系,共同构成了符合新国标要求的企业标准体系。

 

从标准使用上,要企业怎么做企业可以怎么做转变,突出了活用特点,将标准内容的设定所需的思维方式和技术方法传到给企业,提升企业标准化能力和水平。

五洲管理标准化中心采纳和借鉴了相关国标技术要求,并在2019年发布了18项企业标准,如Q/WZ G0002-2019《标准编写与编号规定》,系参考GB/T 1.1《标准化工作导则 1部分 标准化文件的结构和起草规则》相关要求,结合公司实际使用情况进行调整后编制。

 

二、五洲管理公司企业标准体系(暂定)

根据Q/WZ G0001-2020《标准化管理办法》、Q/WZ G0002-2020《标准编写与编号规定》(尚在起草中,下述相关内容以最终发布版为准),公司将当前标准分为技术、管理、工作三大类。

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上述三类标准即构成了五洲管理企业标准体系,其中:

技术标准,是对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。通俗来讲,即在提供给客户产品或服务时,公司为规范提供产品或服务的形成过程及其技术要求,而制定的文件化信息。技术标准是企业标准体系的核心,具体还可细分成下述子系列(根据《标准编写与编号规定》,具体以最终发布版为准):

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管理标准,是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。通俗来讲,是企业为保障生产、经营和管理等各项工作有序开展,以职能分工和业务为要素而建立的程序化文件。管理标准保障了技术标准的有效实施,是指导工作标准形成的重要文件,具体还可细分成下述子系列(根据《标准编写与编号规定》,具体以最终发布版为准):

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工作标准,是对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。通俗来讲,是规定了企业机构及岗位具体的分工职能、基本权利和职责等,给人力招聘、职级体系搭建、任职资格体系搭建等核心业务提供参考依据。工作标准保障了技术标准和管理标准的有效落地。具体还可细分成岗位职责说明书和标准作业指导书,其编号及具体内容以《标准编写及编号规定》发布版为准。

 

三、标准体系构建过程

以下内容不完全是五洲管理企业标准体系构建过程,是笔者对前期体系建设经验,以及企业标准化工作系列国家标准、公司前期标准化工作的总结与分析:

(一)策划阶段

1.公司战略分析

标准体系应充分分析公司战略,并延伸为标准化战略,在此基础上形成标准化方针与目标,以促进战略落地。

 

2.组织环境识别

运用SWOT分析法,即组织外部的机遇与威胁,以及内部的优势与劣势,进而为体系文件的策划提供参考信息。

 

3.相关方的需求与期望识别

识别企业相关方,一般包含供方、竞争对手、行业协会、政府部门、周边社区、员工、顾客等,确定相关方的需求与期望并定期评审适宜性,确保组织运营可以持续满足外部要求。

 

4.运行流程分析

借助过程方法,梳理出管理过程、产品或服务实现过程、支持过程(即MPCOPSP),按照企业职能业务划分体系模块,并按其类别纳入技术标准、管理标准和工作标准中。

 

5.风险与机遇识别

在总结上述步骤时,还应全面分析业务中存在或潜在的不确定因素,并将其识别为风险或机遇,利用风险矩阵判定级别后制定对应措施,定期评审监视状态,确保发生概率或影响范围得到受控,适用时应形成标准文件,完善组织的管理空白实现改进。

 

6.治理结构搭建

由公司决策层根据战略设置机构,确定其权责并配置相应的岗位,建立工作标准明确不同部门、岗位的分工,一般可分为决策层、单位级和岗位级。

 

7.体系编制说明

由企业标准化中心起草相关要求,分析企业标准化现状,编撰体系管理手册或标准编制说明,确定编制体系整体运行的纲领性文件,为后续标准化工作开展提供指南。

 

8.其他文件

根据环境管理体系、职业健康安全管理体系及国标内容,还应视情况建立企业法律法规库及合规性评价、环境因素和危险源识别、应急预案及演练等,作为标准体系文件之一纳入管理。五洲作为咨询服务业,暂不需将该体系纳入企业标准体系中,即不需要输出此类文件。

 

(二)执行阶段

 

1.确定标委会

应国标要求和推行标准体系建设需求,明确标准化委员会及其运作机制,指导并决策标准化相关工作。

 

2.起草编制规范

公司起草《标准化管理办法》及《标准编写与编号规定》,确定公司标准化业务类别及运作程序,尤其是标准的编写规则,确保后续不同标准能按照统一标准编写,形成整体的规范性要求。

 

3.确定标准发布计划

确定机构及标准编制规则后,可参考指导标准,根据策划过程中发现的管理空白,以及业务部门提出的标准需求制定标准。再根据公司既定的标准发布程序,跟进标准起草、评审及发布。

 

(三)检查阶段

1.标准发布审查

标准应根据既定程序,完成格式、编号及内容的编制,由标准化中心负责对各部门起草的标准进行标审;对于不符合要求的标准,起草单位应积极配合完成整改,以使企业标准整体的统一性。

 

为加快标准发布效率,各部门应积极学习《标准编写与编号规定》,按照指定模板输出标准文本。一般而言,各部门可根据标准要素自行检查标准的完备性与规范性,标准化中心也会依据相关要素进行检查。

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2.标准执行检查

 

标准发布后,标准化中心还将制定标准执行的检查。检查形成的文件信息包括但不限于检查计划、检查方案、检查组、检查方式、检查记录、检查报告及整改验收报告,即按照“循证决策”原则进行。

 

检查可分为集中审核与滚动审核,集中审核一般指全标准覆盖、全业务覆盖的集中在一段时间内完成的审核;滚动审核一般指按照一定主题,对一定范围内的业务进行周期性的审核。

 

根据GB/T19273 《企业标准化工作评价与改进》,企业应至少有一次完整的自我评价记录;根据ISO9001要求,企业则应该每一年至少完成1次内审及管理评审。虽然标准不同,但都对企业提出了标准体系内部审核的要求。其中审核流程应遵循下述步骤,企业可以根据实际情况调整:

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标准化中心今年重心工作,在于对已发布标准的执行情况进行检查落地,促进标准使用价值得到最大化体现。

 

(四)改进阶段

1.从检查角度改进

标准执行的检查,一方面有利于确保标准发布后得到有效贯彻,另一方面可以从实践角度反查标准的有效性,达到标准与执行的高度一致。

 

2.从提案角度改进

标准化中心将设立标准化合理化建议机制,促进员工积极发现公司当前标准化管理存在的改进之处,通过全员参与实现群策群力、发挥全员智慧促进标准化建设水平的不断提升。

 

3.从培训角度出发

标准化中心将逐步推广标准化知识,以组织标准培训大讲堂等形式,提升公司标准化专兼职人员的技能水平,通过人员综合素质水平提升,加强标准化工作质量。

 

四、总结

对于企业而言,构建一套科学系统的企业标准体系,能够保障持续提供满足法律法规和顾客要求的产品和服务,对于加强企业内部治理、打造高效能组织具有深远意义。

 

对于个人而言,组织或参与企业标准体系的构建过程中,能够学习并应用体系思维,如持续改进理念,通过标准的策划、实施、检查、改进能够为业务开展提供指导,促进个人能力和业务水平的不断精进;如过程方法工具,强调输入、过程、输出,以及相应的配套资源、准则、文件,能够为项目策划提供思路,确保资源利用最大化。在标准体系建设与运维过程中,实现了业务标准化和标准化业务的双向提升。

 

标准体系始终是动态提升的过程,将随着公司经营业务的发展而发展。我们应当高度重视标准化活动,以“标准化+”理念提升整体业务水平,助力五洲管理实现高质量发展。


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